OBJETIVO

¿Qué objetivos persigue?

SIA 2 da respuesta a algunos de los principios básicos que quedan recogidos en el artículo 103 de la CE, y que impregnan todo el marco normativo al que hacíamos alusión anteriormente: legalidad y eficacia.

Así, atiende a dos importantes objetivos: por un lado, el repositorio supone reforzar laseguridad jurídica en el actuar de la administración, en tanto que incorpora la información fundamental sobre los distintos procedimientos, que no son otra cosa que los cauces formales por los que debe discurrir el actuar de la misma. En segundo término, atiende a los principios básicos de eficacia y eficiencia, en tanto que aspira a conformarse como una herramienta necesaria para la información y prestación de servicios integrados, como los definidos en el Acuerdo de Consejo de Ministros de 15 de julio de 2005 para crear una red de Oficinas Integradas que da nacimiento a la RED 060. Ésta se plasma de forma concreta en la sede del Punto de Acceso General regulado por el artículo 9 del Real Decreto 1671/2009 de desarrollo parcial de la Ley 11/2007, en el que se solicita la participación de todos los Ministerios y organismos públicos para garantizar la completa y exacta incorporación de la información y accesos que se publiquen en la sede.

De este modo, SIA, más que como mero repositorio, debe verse como una herramienta de colaboración y participación con un gran potencial para dar garantías y mejorar la prestación de servicios que se ofrecen al ciudadano.

Dato, Información y Registro

Un punto a tener muy claro, es que entendemos por dato y que se entiende por información.

Un Dato es un valor específico, por ejemplo "15", el cual, por sí sólo, no entrega ningún conocimiento útil.

La Información, por su parte, corresponde a un par ordenado, el conjunto de un dato y una descripción.

Por ejemplo: "Edad = 15" lo cual ya es entendible.

Desde una perspectiva más filosófica se señala que Información son Datos que reducen incertidumbre...

El tercer término, Registro, se refiere al conjunto de información relacionadas y agrupada. Así tenemos que:

Ramo = Sistemas de Información

Profesor = José Miguel Santibáñez

Web Site = http://www.caos.cl/jms

E-mail = jms@caos.cl

Es un registro de información relacionada, que permite ubicar al autor de estas páginas en el ciberespacio.

Finalmente, conviene destacar que un registro debe ser identificable fácilmente. Es decir, para ello es conveniente que exista una clave de búsqueda, que nos permita encontrar rápida y fácilmente el registro. La Clave de búsqueda es información que se presume conocida o fácilmente averiguable y que además identifica única y exclusivamente al Registro. En el caso presentado, no existe información que cumpla con la definición, pues, aunque me disguste, puede existir otra persona que se llame igual, e incluso, en alguna otra Universidad dicte un ramo llamado "Sistemas de Información"; la información restante, aunque es única, no puede presumirse conocida, y es un hecho, que no es fácil de obtener (salvo que se pida directamente al profesor).

Claves de búsqueda típicas, están relacionadas con códigos, por ejemplo: Rut, Código de Carrera, Código de Ramo, etc.

Para solucionar el problema de claves de búsqueda conocidas y fácilmente recuperables, existen los Índices, donde a partir de información que no es única (por ejemplo el nombre) pero no demasiado repetitiva (por lo que no serviría la edad) se obtiene la lista de claves posibles.

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Caracterización de un SI

Los Sistemas de Información difieren de cualquier otro software por dos razones principales:

Almacenan gran cantidad de Información

Realizan un bajo grado de procesamiento sobre la información, y éste es, fundamentalmente, de tipo estadístico

Aunque suene redundante, no está demás señalar, que la información que entrega un SI, es utilizada para tomar decisiones organizacionales. Así se catalogan como SI, aquellos sistemas de información como:

Contabilidad: Información de flujos y estados financieros de la organización.

Personal: Toda la información referente al Recurso Humano de la institución.

Registro Curricular (en una Universidad): Información respecto de los alumnos y su situación académica;

pero no son SIs un programa de manejo de imágenes (por avanzado que éste sea), ni un Sistema Operativo, ni un juego, ni los programas de acceso a Internet...

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Elementos que conforman un SI

Un SI está compuesto por 6 elementos claramente identificables, tal y como se muestran en la siguiente figura:

(nota: las cabezas de flechas son importantes, pues muestran el sentido del flujo de información)

Ellos son:

Base de Datos:

Es donde se almacena toda la información que se requiere para la toma de decisiones. La información se organiza en registros específicos e identificables.

Transacciones:

Corresponde a todos los elementos de interfaz que permiten al usuario: consultar, agregar, modificar o eliminar un registro específico de Información.

Informes:

Corresponden a todos los elementos de interfaz mediante los cuales el usuario puede obtener uno o más registros y/o información de tipo estadístico (contar, sumar) de acuerdo a criterios de búsqueda y selección definidos.

Procesos:

Corresponden a todos aquellos elementos que, de acuerdo a una lógica predefinida, obtienen información de la base de datos y generan nuevos registros de información. Los procesos sólo son controlados por el usuario (de ahi que aparezca en línea de puntos).

Usuario:

Identifica a todas las personas que interactúan con el sistema, esto incluye desde el máximo nivel ejecutivo que recibe los informes de estadísticas procesadas, hasta el usuario operativo que se encarga de recolectar e ingresar la información al sistema.

Procedimientos Administrativos:

Corresponde al conjunto de reglas y políticas de la organización, que rigen el comportamiento de los usuarios frente al sistema. Particularmente, debieran asegurar que nunca, bajo ninguna circunstancia un usuario tenga acceso directo a la Base de Datos ("cocinar datos")...

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Etapas de la vida de un SI

Un Sistema de Información, nace, se desarrolla y muere junto con la empresa, en pocas palabras, existe durante toda la vida de la organización. Debemos tener claro que un SI no necesariamente se implementa en forma computacional, sin embargo, es muy fácil demostrar que la computación es la mejor herramienta de la que disponemos para entregar y mantener la información requerida.

La idea de construir un (nuevo) SI para una Organización, aparece cuando los niveles ejecutivos de la organización determinan que la forma actual de controlar y mantener la información, es insuficiente para los volúmenes que se manejan, inoportuna respecto al tiempo requerido en la toma de decisiones o incompatible con las normas y políticas de la empresa.

Las etapas de vida de una implementación específica de un SI, también conocidas como las etapas de vida de un SI son:

Análisis de Requerimientos (ver documentación)

Diseño, separado, según la metodología del profesor en:

Diseño Lógico (ver documentación)

Diseño Físico (ver documentación)

Construcción

Pruebas

Explotación

Mantención

Cada etapa debe ser cuidadosamente documentada y hay ciertos hitos particulares entre ellas, éstos son:

Contrato (Entre Análisis de Requerimientos y Diseño)

Aceptación Formal del Sistema (Entre Pruebas y Explotación)

Para la documentación de cada etapa, aparte de lo indicado específicamente respecto de cada etapa (ver en cada una de ellas, el acápite Documentación)

Además, cabe destacar que entre cada una de las etapas, se deben hacer controles de calidad que minimicen el riesgo de errores.

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Costos de corregir un error

Un estudio (un poco anticuado, pero no por ello menos válido) señala que un error detectado en forma temprana, es mucho más barato de corregir que si se detecta tarde. Gráficamente esto significa que corregir el mismo error, detectado en las diferentes etapas tiene el siguiente costo:

C

O

S

T

O

Costo = 1

Costo = 2

costo = 3

Costo = 6

Costo = 10

Costo = 18

Costo = 60

////

Costo = 60

Etapa

Análisis de Requerimientos

Diseño Lógico

Diseño Físico

Programación

Pruebas

Explotación

Mantención

(Por supuesto, el gráfico es sólo referencial y no está científicamente calculado).

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Recurso Humano

Por supuesto, todo SI es desarrollado por personas, y para personas. Durante el transcurso del desarollo de un SI, se verán involucrados los siguientes roles:

Por parte del equipo de Desarrollo

Por parte del equipo del usuario

Jefe de Proyecto

Cliente

Analista

Asesor Informático

Programador

Usuario Directo u Operativo

Usuario Indirecto

Garante de Calidad

Soporte de Operaciones

Las descripciones de estos roles son:

Cliente:

Es la persona que sufre de la necesidad de información para tomar decisiones. Debe tener la autoridad para la toma de decisiones.

Asesor Informático:

Asumiendo que el Cliente no requiere poseer conocimientos específicos en el ámbito de la Informática, ni cuenta con el todo el tiempo que a menudo estos sistemas requieren, es deseable que defina a una persona con formación informática y conocimientos acabados del problema del cliente, para que sea el interlocutor válido con el equipo de desarrollo

Usuario Directo u Operativo:

Es la persona o conjunto de personas que conocen el problema, desde la perspectiva de la recopilación e ingreso de datos. Estas personas, a menudo conocen los requerimientos de información corrientes, y serán quienes indiquen cómo se recibe la información.

Usuario Indirecto

Es la persona o conjunto de personas que están relacionadas con el problema pues son productores o consumidores de la información que se maneja en el sistema, pero que no van a interactuar directamente con él.

Jefe de Proyecto:

Esta persona será el interlocutor válido, por parte del equipo de desarrollo, para comunicarse con el Cliente o su Asesor Informático. Deberá controlar todas las etapas y asegurar tanto los materiales necesarios para el desarrollo del SI, como la ejecución de todas las reuniones necesarias para determinar los requerimientos del Sistema.

Analista:

Es la persona encargada de analizar el problema y diseñar su solución.

Programador:

Es la persona encargada de todas las labores operativas necesarias para construir el sistema (ojo, no sólo crear los programas)

Garante de Calidad:

Es un equipo multidisciplinario encargado de buscar todas las fallas y errores que pueda tener el sistema. Debido a que su labor es esencialmente destructiva, se recomienda que sean personas independientes al Equipo de Desarrollo y al Equipo del Cliente.

Soporte de Operaciones

Es el equipo encargado de mantener operativa toda la plataforma necesaria para el normal funcionamiento de los sistemas. Servidores, Redes, Impresoras, Configuración de las Estaciones de Trabajo son, normalmente, los elementos de su preocupación. Vaya un reconocimiento desde estas páginas a todos ellos, pues si hacen bien su labor, nadie los nota... Los usuarios y el equipo de desarrollo sólo los recuerdan cuando las cosas fallan...